VLM
Un ERP moderne pour optimiser la planification, les ventes et la gestion de flotte avec une intégration WhatsApp
Facturation Ventes Gestion de projet
VLM est une entreprise belge spécialisée dans les travaux d’assemblage, le gréage, la maintenance et la révision mécanique, la construction métallique et en acier inoxydable, le déplacement interne de machines, les déménagements industriels, le soudage sur site, et bien plus encore. L’entreprise s’adresse à un large éventail d’acteurs industriels, de PME et d’organismes publics, et s’efforce d’être un partenaire fiable répondant en permanence aux attentes et aux exigences de ses clients.
Défi
VLM s’appuyait sur Excel, WhatsApp et des feuilles de temps papier pour gérer ses équipes et suivre ses chantiers, avec très peu de digitalisation des processus de planification et de gestion du personnel.
4 objectifs clés à atteindre
- Absence de planification centralisée et de suivi des projets
- Suivi manuel du temps et reporting inefficaces
- Visibilité limitée sur l’affectation des véhicules et des collaborateurs
- Communication fragmentée avec les équipes terrain
Solutions
Eezee-it a mis en place un ERP Odoo moderne afin de centraliser les processus de planification, de vente et de comptabilité.
La solution s’articule autour de trois axes principaux :
1Plateforme de planification centralisée
- Un point central unique pour l’ensemble des plannings de projets, des tâches et des affectations du personnel
-
Intégration des modules Planning, Ventes et Comptabilité pour offrir une vue globale des opérations
- Standardisation des workflows en remplacement des processus papier
2Supervision de la flotte et des ressources
- Centralisation du suivi des véhicules et des collaborateurs dans un seul système
- Tableau de bord central permettant de suivre l’utilisation des véhicules, les affectations des conducteurs et la maintenance
- Connexion avec l’outil de géolocalisation en temps réel de VLM (Geotracer) pour le suivi live de la flotte
- Modèle de données unifié reliant flotte, projets et planification
3Communication fluide avec les équipes
- Intégration de WhatsApp pour l’envoi des plannings et mises à jour quotidiennes
- Maintien des canaux de communication familiers pour les équipes terrain
- Historisation centrale des messages pour plus de transparence et de traçabilité
Résultats
Opérations unifiées
& amélioration
de
l’efficacité opérationnelle
Grâce à la mise en place d’un système de planification centralisé dans Odoo, VLM dispose désormais d’une visibilité complète sur l’ensemble de ses projets, de ses collaborateurs et de sa flotte de véhicules. Des processus auparavant dispersés entre Excel, WhatsApp et des flux papier fonctionnent désormais au sein d’un seul environnement digital.
Avec des mises à jour en temps réel, des notifications automatisées et un suivi intégré des projets et de la flotte, les responsables peuvent prendre des décisions plus rapides et basées sur des données fiables, tandis que les équipes terrain reçoivent des instructions claires via des outils qu’elles utilisent déjà.
Cette transformation a considérablement amélioré la coordination, réduit les erreurs et renforcé l’efficacité opérationnelle sur l’ensemble des sites.
- Planification centralisée et gestion du personnel
- Utilisation optimisée de la flotte et allocation des ressources
- Communication fluide avec les équipes terrain
Notifications de planning via WhatsApp pour les équipes
Amélioration concrète du flux de communication : les plannings et mises à jour quotidiennes sont envoyés directement depuis Odoo aux collaborateurs via WhatsApp. Cela garantit une communication rapide et fiable entre les équipes terrain et le siège, sans changer les habitudes des utilisateurs.
- Envoi instantané des plannings et mises à jour quotidiennes
- Coordination plus rapide entre les équipes terrain et le siège
- Réduction des malentendus et des changements de dernière minute
Suivi dynamique du kilométrage et des affectations de conducteurs
En s’appuyant sur la supervision de la flotte, cette fonctionnalité permet aux responsables de visualiser quel conducteur est affecté à quel véhicule et de suivre automatiquement le kilométrage de chaque trajet, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle.
- Mise à jour automatique du kilométrage par projet
- Affectations des conducteurs visibles en temps réel
- Prévention des conflits ou chevauchements dans l’utilisation de la flotte
Visibilité des tâches projets et relances automatisées
Dans le cadre de la planification centralisée, les tâches sont directement liées aux projets et aux devis. Les responsables peuvent ainsi suivre l’avancement et identifier automatiquement les tâches en retard ou à venir.
- Suivi des tâches au niveau projet pour tous les chantiers en cours
- Rappels automatiques pour la mise à jour des statuts ou des feuilles de temps
- Reporting clair pour les managers, sans consolidation manuelle
Rencontrez nos experts !
Loïc était en charge de ce projet exceptionnel !
Parlons de la manière dont Odoo peut faire de même pour vous.
