Xavier Monnoyer Soudure
Digitaliser les opérations de soudure de réparation, de l’intervention terrain à la facturation
Facturation Production Ventes Gestion de projet Feuille de temps Manufacturing
Fondée en 2006 après plusieurs années d’expérience dans la soudure industrielle, Xavier Monnoyer Soudure s’est forgé une solide réputation dans la soudure de réparation, aussi bien en atelier que directement sur les sites clients. Installée à Gembloux dans un bâtiment de 800 m² conçu pour traiter des pièces lourdes et de grandes dimensions, l’entreprise s’appuie sur une équipe de techniciens expérimentés réalisant des interventions hautement spécialisées dans des environnements exigeants.
Défi
Réunir opérations terrain, gestion de projet et processus financiers au sein d’une seule plateforme opérationnelle.
4 objectifs clés à atteindre
- Assurer un suivi précis des heures prestées sur chantier, des matières consommées et des distances parcourues par les techniciens terrain.
- Remplacer les formulaires papier, fichiers Excel et outils déconnectés par une plateforme centralisée accessible aussi bien aux équipes administratives qu’aux équipes terrain.
- Améliorer la visibilité sur les projets en reliant directement les activités opérationnelles aux clients, projets et données financières.
- Construire une structure de gestion évolutive capable d’accompagner la croissance future sans augmenter la complexité administrative.
Solutions
Avant de configurer le système, l’équipe Eezee s’est concentrée sur la compréhension du travail quotidien des techniciens, aussi bien en atelier que directement sur chantier. L’objectif n’était pas seulement de digitaliser l’administration, mais également de simplifier le quotidien des équipes terrain tout en offrant davantage de visibilité aux responsables opérationnels.
1Ventes, projets, comptabilité et opérations terrain connectés dans Odoo
La première phase s’est concentrée sur la centralisation du socle opérationnel de l’entreprise : devis, gestion clients, suivi des projets, produits, comptabilité et activités terrain. Autrefois réparties entre documents papier, fichiers Excel et systèmes séparés, les informations sont désormais partagées dans un environnement unique reliant les équipes administratives aux techniciens présents chez les clients.
2Une application terrain pensée pour la réalité des techniciens
Les techniciens terrain avaient besoin d’un moyen simple d’encoder leur travail sans créer de charge administrative supplémentaire. Plutôt que d’imposer plusieurs applications ou des processus complexes, un environnement dédié au pointage a été développé afin de regrouper tout le nécessaire aux opérations quotidiennes dans une expérience mobile unique.
3Une structure projet construite autour de la réalité opérationnelle
Plutôt que d’implémenter des processus isolés, le projet a été conçu autour de la manière dont le travail circule réellement dans l’entreprise : depuis les demandes clients et les devis jusqu’aux interventions terrain, au suivi des projets et à la facturation. Structurer ces relations dès le départ a permis aux informations opérationnelles de circuler naturellement entre les départements sans créer de nouveaux silos.
Les projets sont devenus la couche opérationnelle centrale reliant clients, techniciens, activités terrain et processus financiers. Cette structure offre davantage de visibilité tout en gardant la croissance future maîtrisable sans ajouter de complexité administrative.
Résultats
Des opérations centralisées
& une meilleure visibilité
sur les activités terrain
Un meilleur contrôle des projets, moins d’administratif
La gestion des opérations terrain nécessitait auparavant de rassembler des feuilles papier, consolider manuellement des fichiers Excel et croiser les informations entre plusieurs systèmes. Aujourd’hui, les données opérationnelles remontent directement des techniciens terrain vers les projets, devis, facturation et reporting. Les équipes consacrent moins de temps à gérer l’information et davantage à se concentrer sur leur travail chez les clients.
Au-delà des améliorations opérationnelles, Xavier Monnoyer Soudure bénéficie désormais d’une plateforme de gestion centralisée où projets, clients, données financières et activités terrain restent connectés tout au long du processus.
- Meilleure visibilité sur les heures prestées, les matières consommées et les frais de déplacement
- Des projets directement reliés aux activités opérationnelles et à la gestion client
- Des traitements administratifs plus rapides et moins de réencodage manuel
- Un ERP centralisé couvrant ventes, comptabilité, projets et opérations terrain
Un pointage mobile adapté au travail des techniciens
Les techniciens intervenant directement chez les clients ne peuvent pas perdre du temps à naviguer dans des écrans ERP complexes ou passer d’un outil à l’autre. L’environnement de pointage a donc été conçu autour de la simplicité : tout ce dont ils ont besoin au quotidien est accessible depuis une seule interface mobile.
- Les techniciens peuvent encoder leurs heures directement depuis leur mobile tout en restant rattachés au bon projet client.
- Les matières consommées sont disponibles directement dans l’environnement de pointage, permettant aux techniciens d’indiquer leur utilisation sans documents supplémentaires.
- Les kilomètres parcourus peuvent être enregistrés en parallèle du temps presté, offrant une meilleure visibilité sur les coûts de déplacement et les activités terrain.
- L’ensemble du processus fonctionne avec une structure d’accès simplifiée, réduisant les frictions tout en gardant les données centralisées dans Odoo.
Des projets directement connectés au suivi opérationnel et financier
Les activités terrain ne créent de valeur que lorsqu’elles restent connectées aux projets clients et aux processus financiers. La structure mise en place garantit que les données opérationnelles circulent naturellement tout au long du processus métier.
- Chaque client est relié à des projets dédiés servant de point central pour le suivi opérationnel.
- Les heures prestées, matières consommées et informations liées aux déplacements contribuent automatiquement à la visibilité et au suivi des projets.
- Les devis, l’exécution des projets, la facturation et la gestion clients fonctionnent dans le même environnement, réduisant les silos d’information.
- La direction bénéficie d’une vision plus claire de la rentabilité des projets et de leur avancement sans devoir consolider manuellement les données.
Un ERP centralisé remplaçant des outils fragmentés
Abandonner des systèmes déconnectés nécessitait plus qu’un simple remplacement logiciel. Le projet s’est concentré sur la création d’un environnement opérationnel unique capable de soutenir aussi bien les activités terrain que la gestion administrative.
- La comptabilité, auparavant gérée dans des systèmes séparés, est désormais entièrement intégrée dans Odoo.
- Les références produits et les informations opérationnelles sont centralisées, créant une gestion plus cohérente des données entre les équipes.
- Le suivi commercial couvre désormais l’ensemble du processus : devis envoyés, factures émises, statut des paiements et suivi client.
- Plutôt que de passer constamment entre formulaires papier, tableurs et applications déconnectées, les équipes travaillent désormais à partir d’une seule source de vérité.
Rencontrez nos experts !
Valentine était en charge de ce projet exceptionnel !
Parlons de la manière dont Odoo peut faire de même pour vous.
